Em muitos órgãos, a contratação de tecnologia começa com uma frase pronta: “precisamos comprar 200 notebooks”, “precisamos de um firewall novo”, “precisamos trocar os servidores”. A partir daí, o esforço se concentra em descrever o equipamento, cotar preços e montar o edital.
O problema é que essa frase já é uma resposta. E, quando a resposta vem antes da pergunta, o órgão corre o risco de comprar bem aquilo de que não precisava, ou de comprar pela metade aquilo de que precisava.
A compra pública de tecnologia não começa no edital. Começa na pergunta certa: que problema o órgão precisa resolver?
O edital é o fim do planejamento, não o começo
O edital é o documento que leva a decisão ao mercado. Quando ele é publicado, as escolhas mais importantes já deveriam ter sido feitas: qual necessidade será atendida, qual solução é a mais adequada, em que quantidade, com quais serviços e por quanto tempo.
A Lei nº 14.133/2021 organiza essas escolhas na fase preparatória. O art. 18 determina que essa fase seja caracterizada pelo planejamento, compatível com o plano de contratações anual, e que aborde as considerações técnicas, mercadológicas e de gestão que podem interferir na contratação. O primeiro elemento listado é a descrição da necessidade, fundamentada em estudo técnico preliminar que caracterize o interesse público envolvido.
Em outras palavras: antes de definir o objeto, a lei pede que o órgão explique por que precisa dele.
A diferença entre pedir um produto e descrever uma necessidade
Compare duas formas de começar o mesmo processo:
- Pedido de produto: “adquirir 200 notebooks com processador de última geração e 16 GB de memória”.
- Descrição da necessidade: “os servidores das unidades de atendimento precisam acessar os sistemas do órgão dentro e fora da sede, com segurança, durante os próximos cinco anos”.
A primeira frase fecha o caminho logo no início. A segunda abre perguntas que mudam a contratação: quantas pessoas realmente trabalham fora da sede? Quais sistemas elas usam e que desempenho exigem? A rede e a conexão das unidades suportam esse uso? Há exigências de proteção de dados? Quem dará suporte nas unidades do interior?
As respostas podem confirmar os 200 notebooks, reduzir a quantidade, indicar outro perfil de equipamento ou mostrar que o gargalo está na rede, e não nas máquinas.
Perguntas que valem antes de qualquer especificação
Em tecnologia, algumas perguntas ajudam a transformar uma demanda genérica em uma necessidade bem descrita:
- Qual problema existe hoje? Lentidão, indisponibilidade, fim de suporte do fabricante, risco de segurança, novo serviço ao cidadão?
- Quem é afetado e como? Quantos usuários, quais unidades, quais serviços param ou pioram?
- O que precisa ser verdade depois da contratação? Metas mensuráveis, como tempo de resposta, disponibilidade, capacidade de armazenamento ou tempo de recuperação.
- O que já existe e precisa continuar funcionando? Rede, energia, espaço em rack, sistemas, licenças e integrações.
- Por quanto tempo a solução precisa servir? Garantia, suporte, atualizações e renovações devem cobrir todo o período de uso.
- Quem vai operar? A equipe tem conhecimento e tempo para administrar a solução, ou serão necessários serviços e treinamento?
- Quais soluções o mercado oferece? Diferentes arquiteturas, fabricantes e modelos de contratação podem atender à mesma necessidade.
O que a lei já pede nessa etapa
O estudo técnico preliminar é definido pela Lei nº 14.133/2021 (art. 6º, XX) como o documento da primeira etapa do planejamento, que caracteriza o interesse público envolvido e a sua melhor solução. O art. 18, § 1º, lista o que ele deve conter, entre outros elementos:
- a descrição da necessidade da contratação, considerado o problema a ser resolvido sob a perspectiva do interesse público;
- os requisitos da contratação;
- as estimativas das quantidades, acompanhadas das memórias de cálculo;
- o levantamento de mercado, com a análise das alternativas possíveis;
- a estimativa do valor da contratação;
- a descrição da solução como um todo, inclusive das exigências de manutenção e assistência técnica;
- o posicionamento conclusivo sobre a adequação da contratação para o atendimento da necessidade.
Na esfera federal, as contratações de soluções de tecnologia da informação e comunicação seguem também a Instrução Normativa SGD/ME nº 94/2022. Estados e municípios podem ter regulamentos próprios, que devem ser consultados.
Quando o estudo é feito a partir da pergunta certa, o termo de referência e o edital deixam de ser um exercício de descrição de produto e passam a ser a consequência de uma decisão fundamentada.
Sinais de que a pergunta veio depois da resposta
- Especificação copiada de catálogo de um fabricante ou de outro processo, sem relação com o ambiente do órgão.
- Quantidades sem memória de cálculo, definidas por estimativa ou pelo orçamento disponível.
- Equipamentos que chegam e não se integram à rede, à energia ou aos sistemas existentes.
- Serviços de instalação, migração ou treinamento esquecidos e contratados às pressas depois.
- Licenças e suporte que vencem antes do fim da vida útil da solução.
- Propostas de preços muito diferentes entre si, porque cada fornecedor entendeu um objeto diferente.
A adesão a ata também começa pela pergunta
A adesão a uma ata de registro de preços vigente pode encurtar o caminho da contratação, nas condições do art. 86 da Lei nº 14.133/2021. Mas ela não dispensa a pergunta inicial. O órgão que adere precisa justificar a vantagem da adesão e demonstrar que os valores registrados são compatíveis com os de mercado, e a solução registrada precisa atender à necessidade que ele descreveu.
Uma ata bem escolhida é aquela que responde à necessidade do órgão, e não aquela que apenas oferece um produto disponível.
Como a LFC Governo apoia
A LFC Governo apoia órgãos públicos na estruturação de demandas de tecnologia desde a primeira pergunta: entender o problema, levantar o ambiente existente, comparar alternativas e identificar o caminho de contratação mais adequado, seja por adesão a ata vigente, seja por projeto estruturado. Oferecemos apoio técnico sem custo durante a avaliação da demanda.
Porque um bom edital começa muito antes dele: começa quando o órgão sabe exatamente o que precisa resolver.
Fale com a LFC Governo
Sua instituição precisa avaliar uma demanda de tecnologia, comparar alternativas ou entender se uma solução atende de fato à necessidade do órgão?
Conheça nossa frente de Soluções de TI para órgãos públicos:
https://www.lfcgoverno.com.br/solucoes-ti
Conheça também nossas Atas de Registro de Preços:
https://www.lfcgoverno.com.br/atas
Para apresentar uma demanda e conversar com um especialista:
https://www.lfcgoverno.com.br/contato