Pedir três orçamentos é uma das práticas mais conhecidas na preparação de uma contratação pública. Em muitos órgãos, ela chega a ser tratada como sinônimo de pesquisa de preços.
Em tecnologia, porém, três propostas só dizem alguma coisa quando descrevem a mesma solução. Se cada fornecedor cotou uma configuração, um prazo de garantia ou um nível de suporte diferente, o órgão não tem três preços para o mesmo objeto. Tem três respostas para perguntas diferentes.
Antes de enviar o primeiro pedido de cotação, alguns pontos precisam estar claros.
1. Três orçamentos não são o único caminho, nem sempre o preferencial
A Lei nº 14.133/2021, no art. 23, prevê diferentes parâmetros para estimar o valor de uma contratação de bens e serviços, que podem ser usados de forma combinada ou não:
- preços do painel para consulta de preços ou do banco de preços em saúde disponíveis no PNCP;
- contratações similares feitas pela Administração Pública, em execução ou concluídas no ano anterior à pesquisa;
- dados de mídia especializada, tabelas de referência aprovadas pelo Poder Executivo federal e sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, com data e hora de acesso;
- pesquisa direta com no mínimo três fornecedores, mediante solicitação formal de cotação;
- pesquisa na base nacional de notas fiscais eletrônicas.
Na esfera federal, a Instrução Normativa SEGES/ME nº 65/2021 orienta priorizar os dois primeiros parâmetros, ou seja, o painel de preços e as contratações similares de outros órgãos, e pede justificativa quando eles não forem utilizados. Estados e municípios podem ter regulamentos próprios, que devem ser consultados. Em qualquer caso, a cotação direta com fornecedores é um dos instrumentos disponíveis, e não a pesquisa inteira.
2. A cotação só é comparável quando o objeto está definido
O erro mais comum não está na quantidade de orçamentos, mas no que foi pedido. Um pedido como “cotação de 50 notebooks” ou “cotação de firewall” deixa para cada fornecedor a decisão sobre o que ofertar. O resultado costuma ser uma diferença grande de valores que não representa variação de preço, e sim de escopo.
Antes de cotar, o órgão precisa ter, ao menos em versão preliminar, a descrição da necessidade e os requisitos mínimos da solução, normalmente consolidados no estudo técnico preliminar e no termo de referência. Em tecnologia, isso envolve pontos como:
- requisitos de desempenho e capacidade ligados ao uso real: número de usuários, sistemas atendidos, volume de dados, desempenho com os recursos de segurança ativados;
- compatibilidade com o ambiente existente: rede, energia, espaço em rack, sistemas operacionais, hipervisor, ferramentas de gerenciamento e integrações;
- prazo e modalidade de garantia, tempo de atendimento e local do suporte;
- serviços incluídos, como instalação, configuração, migração e treinamento;
- licenças, subscrições e renovações necessárias para a solução funcionar durante todo o período de uso;
- prazo e local de entrega, especialmente quando há várias unidades.
Quando esses elementos entram no pedido de cotação, os fornecedores passam a responder à mesma pergunta, e a comparação passa a fazer sentido.
3. O pedido de cotação também é um documento do processo
A pesquisa direta com fornecedores precisa ser formal e rastreável. A lei exige justificativa da escolha dos fornecedores consultados e não admite orçamentos obtidos com mais de seis meses de antecedência da data de divulgação do edital.
Na prática, vale registrar:
- por que aqueles fornecedores foram escolhidos e se atuam de fato no segmento;
- o texto enviado a todos, idêntico, com o mesmo descritivo e as mesmas condições;
- as datas de envio e de recebimento das propostas;
- os fornecedores que não responderam ou recusaram cotar.
Essa memória protege o gestor e facilita a análise pelos órgãos de controle, que costumam questionar pesquisas baseadas em poucas fontes ou em propostas sem identificação clara.
4. Valores muito distantes pedem análise, não média automática
Quando uma proposta vem muito abaixo ou muito acima das demais, a média simples pode distorcer o valor estimado. A IN SEGES/ME nº 65/2021 prevê o uso da média, da mediana ou do menor valor, com critérios fundamentados para desconsiderar valores inexequíveis, inconsistentes ou excessivamente elevados.
Em tecnologia, a discrepância costuma ter explicação técnica: um modelo de geração anterior, uma garantia mais curta, uma licença de um ano no lugar de três, um serviço de instalação que não foi incluído. Antes de descartar ou aceitar um valor, vale conferir se a proposta atende ao descritivo.
5. A ata de registro de preços pode ser referência e caminho
Atas vigentes de outros órgãos são, ao mesmo tempo, fonte de preço de contratações similares e, em muitos casos, caminho de contratação por adesão, nas condições do art. 86 da Lei nº 14.133/2021. Na adesão, o órgão continua precisando justificar a vantagem da contratação e demonstrar que os preços registrados são compatíveis com os de mercado, mas parte do trabalho de especificação já foi feita e está publicada.
Por isso, antes de iniciar uma cotação do zero, vale verificar se há atas vigentes para um objeto equivalente e se a especificação registrada atende à necessidade do órgão.
Leia também: Apoio técnico à pesquisa de mercado: mais clareza antes de contratar tecnologia
Checklist antes de pedir os orçamentos
- A necessidade está descrita e ligada a um problema real do órgão?
- Os requisitos mínimos permitem que diferentes fabricantes atendam, sem direcionamento?
- Garantia, suporte, serviços e licenças estão explícitos no pedido?
- Painel de preços, contratações similares e atas vigentes foram consultados?
- A escolha dos fornecedores está justificada e documentada?
- Há critério definido para tratar valores discrepantes?
Como a LFC Governo apoia
A LFC Governo apoia órgãos públicos na estruturação de demandas de tecnologia, da definição técnica da necessidade à identificação do caminho de contratação, seja por adesão a ata vigente, seja por projeto estruturado. Oferecemos apoio técnico sem custo durante a avaliação da demanda.
A contratação só avança com segurança quando o órgão sabe exatamente o que está comparando.
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